Sähköposti romukoppaan! Uuden teknologian avulla työtä edistäviin toimintatapoihin ja uuteen toimintakulttuuriin

"Piilaakso ei puhu digitalisaatiosta vaan uusista toimintatavoista, innovaatioista, liiketoiminnan kehittämisestä, ohjelmateollisuudesta, sovelluksista ja niiden tuomasta arvosta. Niin pitäisi Suomessakin tehdä." Näin todetaan Kauppalehden (6.10.2016) erinomaisessa artikkelissa Digitalisaatiosta tuli Suomen hypetetyin ja väärinkäytetyin termi.

Olen kirjoittanut blogiin paljon tekstejä opetuksen digitaalisten ympäristöjen ja välineiden käyttöönottamisesta mutta välillä on hyvä miettiä myös omaa valmiutta kehittyä. Työtapojen on muututtava sähköisten välineiden käyttöön ottamisen myötä. Pyrimmekin omassa työssämme jatkuvasti kehittämään työtapoja ja keskustelemaan muutostarpeista. Seuraavassa pari ajatusta aiheesta.

Organisaation sisäisen viestinnän kehittäminen

Tietotyö toteutuu verkostoissa ja 
monissa eri ympäristöissä

Sähköposti ja puhelin ovat pahimmat aika- ja energiasyöpöt toimistotyössä. Organisaation sisäisessä viestinnässä tehdään virhe, jos sähköposti ja puhelin ovat pääasialliset arkiviestinnän kanavat. Puhelin on kokousten aikaan äänettömänä ja sähköpostia ei pysty selaamaan ja vastaamaan jatkuvana onlinena. On keskityttävä kulloisenkin asian hoitamiseen. Kertyneitten viestien ja puhelujen suma voi olla aamu- tai iltapäivien päätteeksi valtaisa ja paljon aikaa vievä ongelma.

Jotta organisaatio siirtyy digitalisaatiossa sen ensimmäiselle askelmalle, edellyttää se sisäisen viestinnän kehittämistä ja sähköpostia sekä perinteistä puhelinta ketterämpien välineiden käyttöön ottamista. Lync  on yksi väline, mikä mahdollistaa organisaation sujuvan sisäisen viestinnän. Virtuaalinen työhuoneen ovi näyttää, milloin kukin on tavoitettavissa, milloin varattu tai poistunut työpisteeltä. Virtuaalista "työovea" voi ohjata myös älypuhelimen avulla. Älypuhelin onkin vajaakäytöllä, jos sen käyttö on vain sähköpostia, puheluja ja nettiselailua. Itsekin sorrun päivittäin kuormittamaan kollegoiden sähköposteja ok-tason viesteillä. Lynciin on kätevä ohjata arkinen keskustelu. Organisaation sisäiset tapaamiset ja kulkemiset työyksiköiden välillä voidaan minimoida videoyhteyden avulla, joka mielestäni on yhtälailla kasvokkain olemista, kuuntelemista ja ajatusten vaihtamista kuin samassa tilassa käytävä vuorovaikutus. Sivistystoimen johtoryhmällä olemme pyrkineet ottamaan Lynciä aktiiviseen käyttöön mutta tekemistä on vielä paljon - suunta on oikea.

Monitoimitila alkaa valmistua. Tila mahdollistaa paitsi neliöiden
entistä tehokkaamman käytön myös sujuvan vuorovaikutuksen
tiimin kesken

Työtilaratkaisuilla ketterään vuorovaikutukseen ja tehokkaaseen tilojen käyttöön

Tietotyön tulee kehittyä ajasta sekä paikasta riippumattomaksi. Olen usein todennut, että esimerkiksi koulun on mallinnettava toiminnassaan mm. tietotyön prosesseja. Parhaimmillaan tietotyössä tiedon käsittely ja tuottaminen ovat yhteisöllisiä projekteja. Olemme sivistystoimen tulosaluejohdon kanssa siirtyneet tänä syksynä yhteiseen monitoimitilaan (huom. ei avokonttoriin). Yhteisen monitoimitoimiston tavoitteena on sekä vuorovaikutuksen rikastaminen ja työtapojen kehittäminen että tilojen käytön tehostamisen suunnan osoittaminen toisillekin. Neljä henkilöä jakaa nyt kolmen hengen tilan, mikä on vähentänyt neliötarpeita entisestä noin 15 m2 / henkilö noin 10 m2 / henkilö. Kun puhutaan sadoista henkilöistä, ovat neliöhyödyt jo merkitykselliset.

Lync on virtuaalinen työhuone ja mahdollistaa
helpolla tavalla organisaation sisäisen ja myös
ulkoisen viestinnän uudistamisen

Tietotekniikka on mahdollistanut jo kauan ajasta sekä paikasta riippumattoman työskentelyn. Olemme arvioineet, että esimerkiksi toimiala- tai tulosaluejohtajan perinteinen oman työhuoneen tarve on vähäinen. Työhuoneet ovat käytössä vain alle puolet työajasta (ks. Toimiva työympäristö 2015 – tutkimuksen tuloksia ). Laskujen tai henkilöstöasioiden hyväksyntä ei voi olla sidoksissa työpisteeseen, puhumattakaan suunnitteluun ja valmisteluun liittyvistä asioiden hoitamisesta. Työn tekeminen etänä onnistuu täysin jo tällä hetkellä. Tietotyö ei voi olla minuutilleen aikaan ja paikkaan sidottua. Etätyön soveltaminen on osa toimintatapojen uudistamista ja digitalisaatiota. Se, missä ja milloin valmistelee työn, ei ole merkityksellistä vaan tulokset ratkaisevat, ja että asiat hoidetaan sujuvasti ajallaan. Työyhteisöjä tarvitaan toki edelleen ja kunkin johtajan on oman tehtäväkenttänsä sekä ajankäyttönsä näkökulmasta oltava aktiivisesti myös läsnä työntekijöille, mikä ei tietenkään ole peruste perinteisille työhuoneratkaisuille. Ja jälleen huomautan, että "uusissa työhuoneratkaisuissa" ei ole kyse avokonttoreista. Niin kutsutut ankkuritehtävät on arvioitava erikseen ja niihin liittyvät tilaratkaisut niin ikään.

Alkukokemukseni johdon yhteisestä monitoimitilasta on hyvä. Monitoimitila rikastaa vuorovaikutusta. Syksyn työtä hallitsee aina seuraavan vuoden talousarvion laadinta. Edellisvuosiin nähden sen tekeminen oli yhteisessä tilassa toimivaa ja tehokasta. Yhteinen tila on mahdollistanut aiempaa luontevamman ja joustavamman vuorovaikutuksen. Kysymyksiä tai ajatuksia ei ole tarvinnut soitella tai varata erillisiä kokousaikoja vaan nämä hoituivat työn lomassa.

Jos jollakulla on omaan alueeseen liittyvää erityistä luottamuksellisuutta vaativaa asioiden hoitoa, hoidetaan se yksityisyyden paremmin huomioivissa tiloissa. Lisäksi tilassamme on puhelinkoppi, mikä vähentää puhelujen aiheuttamaa hälinää. Kaupungintalon kokoustiloja on niin ikään käytettävä ulkopuolisten kokousten tai keskustelujen järjestämiseen mutta tällainen lisää vain tilojen tehokasta ja aktiivista käyttöä.


Lopuksi

Julkinen sektori on suuressa muutoksessa. Tiukkeneva talous, digitalisaatio, automatisaatio ja työn muutos, eläköityminen, tieto-taidon häviäminen ja toisaalta uuden käyttöön ottaminen, kunta- ja organisaatiorajojen muuttuminen eivät voi olla näkymättä toimintatavoissa. Ne jotka ovat vahvasti mukana muutoksessa ja haluavat vaikuttaa muutokseen suotuisasti, pärjäävät varmasti myös tulevaisuudessa. Tiimit ja yhteistoiminta ovat nostaneet monessa paikkaa päätään ja yksin tekemisen kulttuurista pyritään irtautumaan. Tietotyössä ei pärjätä, jos tiedon ja osaamisen ajatellaan olevan vain yksittäisten ihmisten asioita kello 8-16 välisenä aikana. Uusilla tilaratkaisuilla ja digitaalisten välineiden hyödyntämisellä mm. organisaation sisäisen viestinnän välineinä on parhaimmillaan mahdollista kehittää vuorovaikutuksen ja tiedon rikastumista, uusien ideoiden syntyä sekä tukea myös ajankäytön sekä tietotulvan hallintaa ja sitä kautta edistää työssä jaksamista.

Linkit

Digitalisaatiosta tuli Suomen hypetetyin ja väärinkäytetyin termi (Kauppalehti 6.10.2016)

Yritys kielsi sähköpostit ja kokoukset ja luopui päälliköistä. Miten kävi? (Verkkouutiset 23.8.2015)

Sähköposti vie suomalaisten ajasta jo 691 tuntia vuodessa (Talouselämä 5.10.2016)

Tellus Innovation Arena, Oulun yliopisto

Johtaja, panosta digiosaamiseen - näistä syistä se kannattaa (TIVI 6.10.2016)

Elena etäopiskelee kaupungissa, jossa yliopistoa ei ole – ”En haluaisi vaihtaa päätoimiseksi opiskelijaksi” (YLE 7.10.2016)

Tarvitseeko lukio seiniä? Tekniikalla opettaja virtuaalisesti opiskelijan kotiin (YLE 7.10.2016)

Millainen on ammattiminäni ja miten rakennan verkostoja? Apu on lähellä digitaalisesti (YLE 7.10.2016)