Johtaja somessa - miltä ensiaskeleet tuntuvat?

Pidimme lokakuun alussa Kajaanin kaupungin tietohallinnon johtoryhmän kokousta, jossa keskustelu painottui organisaation muutoksen ja tvt-ympäristön nykyistä jäntevämpään hyödyntämiseen. Tämän kokouksen innoittamana avasin Twitter-tilin ja nyt paria viikkoa myöhemmin opettelen blogin käyttöä. Pyrin analysoimaan tässä tekstissä alkumetrien tuntemuksiani sosiaalisen median hyödyntämisestä sekä taustoitan syitä sille, miksi on järkevää siirtää johtajuutta ja omaa toimintaa koskettamaan myös sosiaalista mediaa. Joistain periaatteistani olen jälleen kerran joutunut luopumaan - toivottavasti myös onnekseni ja edukseni.

Heti tähän alkuun laitan lähteeksi Matti Vesalan (Masan kynästä) blogitekstin, joka löytyi Twitterin kautta lokakuun alussa, aivan ensimmäisinä päivinä aloitellessani somen käyttöä:

http://mattivesala.blogspot.fi/2014/10/johtajana-sosiaalisessa-mediassa.html

Teksti vahvisti jo tuossa vaiheessa muodostunutta kokemusta siitä, miksi tämä on tarpeellista johtajalle.

Mikä ohjaa johtajuutta ja toimintaa sosiaalisen median nykyistä intensiivisempään käyttöön?

1. Viestinnän murros ja uusien sukupolvien mukaantulo työelämään

Talouden sopeuttamisesta sekä eläkepoistuman tehokkaasta hyödyntämisestä huolimatta rekrytoidakin täytyy, ja uusi sukupolvi juontuu osaksi organisaatiota. Keskustelussamme totesimme, että nuoret tuovat onneksemme ja vääjäämättä myös uutta ajattelua organisaation käytänteisiin. Uudet sukupolvet haastavat nykyiset käytänteet ja sitä kautta myös johtamisen työelämässä. On syytä kysyä itseltään, toimiako jarruna ja mahdollisesti nk. jääränä tässä vai onko johtamistavoitteeni hyväksyä muuttuva maailma ja kehittää omia valmiuksiani toimia näkyvissä ja jo käsillä olevassa ajattelutavan muutoksessa. Jälkimmäinen vaihtoehto tukee kaiken järjen mukaan yhteisen hyvä kehittymistä työyhteisöissä. Sukupolven vaihdos ja teknologinen muutos on keskeinen syy, miksi johtajuuden toimintakäsitettä on vain laajennettava koskettamaan myös sosiaalista mediaa. Tämä on jokaisella edessä ennemmin tai myöhemmin, kun sähköiset oppimis- ja työskentely-ympäristöt valtaavat alaa perinteiseltä työpaikka- ja tilakäsitykseltämme. Havahduimme keskustelussamme myös siihen, että olemme asettaneet esimerkiksi oppilaitosten ja koulujen vahvaksi kehittämistavoitteeksi tietohallinnon uudelleen organisoinnista lähtien oppimisympäristöjen kehittämisen. On vähintäänkin ristiriitaista vaatia muilta asioita, joista itsellä ei ole kokemusta tai joita ei ole itse johtajana valmis toteuttamaan.

2. Työn tuottavuuden edistäminen ja samanaikainen työhyvinvoinnista huolehtiminen

Henkilöstöä vähennetään jokaisessa julkisessa, kuin myös yksityisessä organisaatiossa. Tehtävistä tulee suoriutua alati vähenevän henkilöstön voimin. Esimerkiksi Kajaanissa on vähennetty runsasta eläkepoistumaa hyödyntäen vuosien 2009 - 2014 välisenä aikana noin 150 henkilöä. Huomionarvoista on, että palvelut ovat säilyneet entisellään, joskin jonkin verran valtion suunnalta on vyörytetty uusia velvollisuuksia. Kiire on siten leimallista kaikkialla. Työssäjaksaminen on paljon puhuttu ja monitahoinen teema, jonka suotuisaa kehitystä on tarkasteltava yhtä monitahoisesti. Kun otetaan käyttöön uusia toimintatapoja, on samalla pystyttävä luopumaan joistain vanhoista käytänteistä. Tavoitteena tulee olla järkevämpi, tuottavampi ja hyvinvoinitia edistävä toiminta.

Edellisten lisäksi keskustelimme myös johtajuuden ajankäytöstä. Kokoustamisen määrä on jokaisella johtajalla väliin valtaisa. Yhdelle viikolle saattaa kertyä jopa 40 tuntia kokouksia ja mahdolliset matkat päälle. Jossain välissä on hoidettava arjen rutiinit ja oltava saatavilla ihmisille sekä kuulolla tarpeista. Suotavaa olisi, että jäisi myös aikaa pohdiskelulle ja asioihin perehtymiselle. Perhettä ja harrastuksia unohtamatta! Sähköpostista on muodostunut väline, jonka käyttötarkoitusta on pikaisesti muutettava. On haettava uusia kanavia mielipiteen vaihtoon, kuin sähköposti, jolla viesti laitetaan rajatulle kohderyhmälle ja odotellaan muutama päivä vastauksia, koostetaan vastaukset ja laitetaan johtopäätös jälleen rajatulle ryhmälle, prosessin viedessä vain aikaa. Uudet viestintäkanavat mahdollistaisivat oletettavasti myös kokoustamisen määrän vähentämistä. Samoja ajatuksia voidaan vaihtaa hieman lennokkaammin ajasta ja paikasta riippumatta, reaaliaikaisesti. Jos kokoustetaan, tehdään se luovuutta edistävin keinoin tai vähintään seisomapöydissä, jotta keskitytään oleelliseen ja tuetaan siltä osin myös työpäivän liikunnallistamista.

Lokakuun alussa loin itselleni Twitter-tilin em. perusteiden innostamana. Miksi Twitter, perustui käsitykseeni siitä, että Twitter mahdollistaa hyvin tiedon hankinnan sekä myös välittämisen. Olen linjannut myös heti alkuun, että sosiaalisen median käyttö on ammatillista ja toimin siellä sivistystoimialan johtajana. Kun selailin eri medioitten käyttötarkoituksia ja -ohjeistuksia, jäi vahvaksi ohjenuoraksi jossain tiedostossa esitetty ajatus, olet sitä mitä twiittaat. Nyt laajensin toimintaa ja viestintämahdollisuuksia käsillä olevaan blogin kirjoittamiseen. Olen myös tutustunut Linkedin-palveluun mutta käyttö on osaltani vielä rajoittunutta. Omistan Facebook-tilin mutta en ole sitä käyttänyt koskaan. Toinen tärkeä ohjenuora, joka on jäänyt alkumatkalta mieleen onkin se, että jokaisessa mediassa ei kannata olla mukana. Tämä on järkevä ohje ja oma toiminta somessa kannattaa rajata sellaiseksi, että pystyy sen hyvällä mielin hallitsemaan.

Mitä havaintoja sosiaalisen median käytöstä on muodostunut ensiaskeleitten aikana?

1. Oma internetin käyttö ja tiedonhaun taidot ovat erittäin puutteelliset. Twitterin käyttäjäkunnassa on paljon virtuoosimaisia tiedonhakijoita. Kun seurattavat henkilöt ja organisaatiot pystyy rajaamaan koskemaan pääosin omia mielenkiinnon kohteita, ovat linkit joihin törmää olleet inspiroivia.

2. Twitterin käyttö on jo lyhyessä ajassa kehittänyt sähköistä lukutaitoani. Huomasin, etten kaipaakaan paperista tekstiä nenäni eteen kuin aiemmin.

3. Ilman sosiaalisen median käyttöä minulta jäisi huomioimatta valtava joukko erittäin fiksuja ihmisiä. Vaikka en pääsisikään osaksi heidän verkostoaan, pystyn kehittämään heidän julkaisemien ajatusten avulla omaa näkemystäni ja ammatillisuuttani.

4. Verkostoitumisen mahdollisuudet ovat mahtavat. Jo nyt tuntuu, että Twitterin kautta on avautunut uusia tuttavuuksia. Olemme myös miettineet, että tulenemme kysymään mm. näiden verkostojen perustalta asiantuntijaa johdolle suunnitellun koulutuksen järjestämiseen.

5. Uutisvirrassa ajan tasalla pysyminen on vahvaa. Samalla tulee perehdyttyä aiempaa helpommin ja intensiivisemmin muiden alueiden tapahtumiin. Tässä on toki muistettava lähdekritiikin merkitys.

6. Heikkojen signaalien havainnointi ja tunnistaminen on mahdollista. Tästä Matti Vesala kirjoittaa em. blogissaan ansiokkaasti. Johtajalle ei ole haitaksi, jos hänellä on näkemyksiä tai edes ajatuksia siitä, mihin on aiheellista kiinnittää huomio ja mitä mahdollinen tulevaisuus tuo mahdollisesti tullessaan.

7. Oman toimialan asioista tiedottamiselle on avautunut uusi kanava. Seuraajia ja seurattavia pitää vain saada mukaan runsaammin, jotta tiedottamisen näkökulmasta Twitter-tilistä muodostuu vakavasti otettava kanava. Olisikin tärkeää, että varsinkin toisensa jo luonnostaan tuntevat ihmiset seuraisivat toisiaan lähes automaattisesti sosiaalisessa mediassa. Haasteena on tietenkin se, että twiittailut ja kiinnostuksen kohteet eroavat toisistaan ja mielellään kukin pitänee uutisvirtansa suhteellisen helposti selattavana.

8. Sosiaalisessa mediassa on oltava sosiaalinen ja toiset huomioiva. Some-etiketti on pitkälle samansuuntainen kuin kasvokaisessa vuorovaikutuksessa mutta 140 merkkiin puristettu viesti jättää riskin väärille tulkinnoille. Erehtyminen on inhimillistä ja varmasti sosiaalinen media sallii myös korjaukset. Muutaman twiitin olen joutunut poistamaan, kun on alkanut miettimään kirjoituksen mahdollista tulkinnallisuutta. Myös RT:t ja FF:t ovat vielä hakusessa, jotta osaisi kiittää kanssakulkijoitaan asianmukaisella tavalla.

9. Tiedon jakaminen ja osaamisen kehittäminen sekä näkyväksi tekeminen ovat mahdollisia toteuttaa. Twitter mahdollistaa todellisen kehittymisen ja kehittävän tiedonjakamisen. Minkä tahansa alueen kehittyminen perustuu siihen, että panttaamisen sijasta ihmiset jakavat tietojaan ja osaamistaan toisille. Tämä mahdollisuus sisältyy vahvasti Twitterin ideaan. Ainakin näin olen sen tähän mennessä ymärtänyt.

10. Negatiivisena puolena sosiaalisen median käytössä tuntuisi olevan aikavarkaus. Kuten kirjoituksen alussa totesin, olisi pystyttävä luopumaan jostain vanhasta, kun uutta otetaan käyttöön. Tässä tapauksessa olisin valmis jättämään mm. sähköpostin merkityksen sivuun ja säästämään aikaan myös kokousten määrässä. Kokoustetaan ensisijaisesti vain silloin, kun päätetään jotain. Tietoa ja kysymyksiä voi vaihtaa virtuaalisesti. Lähetetään sähköpostilla vain viralliset asiakirjat, tiivistetään muu sähköinen viestintä maksimissaan 160 merkkiin ja tarpeen vaatiessa liitetiedostoihin tai vaikka näihin blogiteksteihin! Toki tämä ei tarkoita sitä, että heitetään ihmisten luonnollinen vuorovaikutus sivuun, ei, mutta tehdään asioiden hoitamisesta sujuvampaa.

Tätä kirjoitusta tehdessäni ja samalla Twitterin virtaa selatessani, nousi virrasta Mansikkalan koulun blogi, jossa rehtori Saila Heikkinen analysoi somea hyvin samansuuntaisista lähtökohdista käsin mutta hienosti lapsen kasvua käsittelevin sanankääntein. Käy lukemassa: http://mansikkalankoulu.wordpress.com/2014/10/30/kun-rexi-twitteriin-lahti/

Kokouskäytänteiden päivittämisestä lisää osoitteesta: http://www.sulava.com/2014/10/haasta-vanhat-kokouskaytannot/